För arrangerare av möten

Börja med att

• Bekräfta bokningen genom att betala bokningsavgiften eller hela hyran för lokalen.
• Beställ den servering som behövs direkt från tjänsteproducenten eller via Samfundet Ehrensvärd.

Att ta i beaktande vid planeringen av ett möte

• Hyrestiden för lokalen är 8–20. Om eventuella avvikelser avtalas separat med försäljningstjänsten.
• Om möblerna behöver arrangeras, ska detta beställas via försäljningstjänsten senast två veckor före mötet.
• Kontrollera färjtidtabellen eller beställ egen vattenbusstransport

• Förhandsbiljetter till stadens färjtrafik bör beställas åt gruppen i god tid, men senast en och en halv vecka före mötet. 
• JT-Lines gruppbiljettbokningar eller via Samfundet Ehrensvärd som en del av det övriga programmet.

• Reservera vid behov bilplats på färjan hos Suomenlinnan Liikenne Oy vardagar mellan klockan 9 och 12 (Sveaborg är ett bilfritt område, på Vargön och Gustavssvärd är enbart servicekörning tillåten). Läs mera om servicekörning.
  

Före mötet

• Kontrollera utrustningen i utrymmet på webbplatsen eller hos försäljningstjänstens personal.
• Reservera en egen bärbar dator och anteckningsmaterial för mötesdagen.
• Avtala om hämtning och retur av nycklar med försäljningstjänsten.
• Se till så att den första som går till mötesrummet tänder belysningen och startar AV-utrustningen.

Efter mötet

• Kontrollera att alla lampor och apparater är avstängda samt att ytterdörrarna, fönstren och dörrarna till toalettutrymmena (Tenaljen von Fersen och Krutkällaren) är låsta.
• Returnera nyckeln i den gråa nyckellådan som finns i lokalen, till Sveaborgscentret (C74) eller i postinkastet till Förvaltningsnämnden för Sveaborgs kontor (C40).